メール会議 議事録。 議事録の書き方は?すぐに使えるフォーマット【テンプレートDLあり】

会議の書面開催の方法と議事録の書き方|それもまた一興

メール会議 議事録

・件名は簡潔になるよう心がける メールの件名はできるだけ簡潔にまとめ、会議の名称やおおまかな内容がひと目で伝わるようにしましょう。 以下の例を参考にし、できるだけ短文で要点が分かるような件名を考えてみてください。 最低限「何の会議をするのか」については、可能な限り相手に伝わる件名としましょう。 ・会議の開催日時などは5W1Hを意識 会議案内の中でも重要な日時などは、 「5W1H:(Who(誰が)When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(何故)、How(どのように))」を意識することが基本です。 また、会議の内容や背景・日時・開催場所などの要点がひと目で読む人の頭に入るよう、箇条書きにすると分かりやすくなるでしょう。 長文などを多用しメールの内容が冗長になってしまうと、せっかく記載した重要な箇所が目に留まりにくくなるため、注意してください。 また、日時などを告知する場合には、時間を「13:00」、「15:30」などのように24時間制で記述すると良いでしょう。 ・会議の背景や目的について記載 メールを受け取った方ができるだけ多く会議に出席してくれるようにするには、会議の目的や背景などを簡潔かつ具体的に記載することも大切です。 読みにくく会議の主旨が分かりにくい内容のメールだと、最後まで目を通す前に欠席を決めてしまう方もいるかもしれません。 ・コロンの位置や「」は位置を揃える メール本文の、コロンの位置や「」(カッコ)の位置は、できるだけ揃えて記載しましょう。 細かいことに感じるかもしれませんが、記号や見出しの位置を揃えてあるだけでも整った印象を与え、メールを読み進めやすくすることができます。 案内メール送信時の注意点 ・社内への案内の場合 社内宛てのメールの場合、 冒頭文は「お疲れさまです。 」の文言で始めることがマナーです。 どのような送り先であっても、社内メールであれば「お疲れさまです。 」の文頭で統一しておくと無難でしょう。 ただし、会社によって省略をルールとしている場合はその限りではありません。 ・社外への案内の場合 社外宛てのメールの場合は、冒頭文を「お世話になっております。 」で始めることが基本マナー。 「大変お世話になっております。 」や、「いつもお世話になっております。 」などのように、少し言い回しを変えても良いでしょう。 ・資料の添付ミス 会議では資料が必要になる場面もありますが、当日に資料を配布すると、会議のかなりの時間を資料の説明に費やすことになってしまいます。 そのため、事前に参加者が内容に目を通せるよう会議の案内メールに資料を添付しておきましょう。 しかし、この案内メールでよくあるミスが、資料の添付忘れです。 添付するつもりの資料を忘れて、後で再送しているケースなども見られますが、添付忘れや添付ミスは送信者側にとっても二度手間になりますし、受信者側にも複数のメールを開かせることになり、余計な工数がかかります。 やりとりをスムーズに進めるためにも、メールを送る前には必ず、ファイルが正しく添付されているかどうか念入りに確認してください。 ・アフターフォローについて 案内メールは、「送信しておわり」にしないようにしましょう。 特に、参加の可否については返信をもらえる内容にしておくと、事前に出席者をある程度把握できます。 また、案内メールがOut lookの予定表などと連携できない場合、出席予定者に対しては、会議当日の直前(2~3日前が目安)にリマインダーを送っておくと良いでしょう。 参加者がうっかりスケジュールを見逃してしまうことのないよう、再度参加をうながしておくと確実です。 案内メールの例文をご紹介 ・社内向けの案内メールの例文 メール件名:【3月度】定例ミーティングのご案内 営業部 各位 お疲れさまです。 さて、3月度の定例ミーティングを以下のとおり開催いたします。 つきましては、会場および資料準備の都合により、2月22日(金)までにご出欠についてご返信いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 先日は、お電話にてご相談ありがとうございます。 その際にお話しいたしました、新ツール導入に関するお打ち合わせの日程が決まりました。 つきましては、以下にお打ち合わせの詳細を記載いたしましたので、ご確認くださいますと幸いです。 新ツールの概要説明 2. 新ツールの導入費用や時期、社内研修時期の決定 3. わざわざ弊社までお越しいただきますことまことに恐れ入りますが、 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

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上司に喜ばれる議事録メールの適切な送り方と例文

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・会議名/日時/場所 いつ、どこで行われたかを明確にします。 また、何の会議かがひと目でわかるように簡潔明瞭な表題をつけます。 ・出席者 誰が出席していたかも重要な項目です。 原則として敬称は要りません。 ただし、顧客が参加している場合は敬称を忘れずに記載しましょう。 もちろん、記載順は役職上位の方からです。 自分の名前は、議事録の作成者として末尾に記します。 ・会議の趣旨と目的 何のために開催された会議かを簡潔に記しましょう。 ・決定事項 決定事項は何よりも大事です。 ひとつたりとも抜け落ちてはいけません。 議題の項目別に記載します。 ・未解決の課題や持ち越す案件 残された課題を認識して対応するためや、次回以降に話すべき事柄を明確にするための記載事項です。 ・補足事項や参考資料 必要に応じて記載します。 会議前 まず、会議前に以下の準備を行います。 1 会議の内容を確認しておく 会議の目的や内容の確認は必須です。 ここを疎かにすると、議事録として残すポイントがわからなくなってしまう可能性があります。 継続している会議であれば、これまでの議事録をチェックしましょう。 新規の会議、または不明な点については、上司にあらかじめ確認をとることが重要です。 2 出席者を確認しておく 出席者の確認は、発言者と発言内容を一致させるために欠かせない準備です。 とくに、接点の少ない社員や外部からの出席者がいる場合は、会議の流れを見失わないためにも必要です。 3 記入できる部分を先に記入する 議事録を先頭から順に記入する必要はありません。 日時、会場、出席者のほかに、会議の目的やテーマなど、会議前にわかっている部分は先に記入しておきます。 会議中 会議中はすべての発言を書き取る必要はありません。 次々と発せられる言葉に追いつけず、重要な部分が抜け落ちる危険性があるからです。 発言の要点をまとめて、誰の言葉かがわかるようにメモしておきましょう。 このメモは、議事録を作成するためのものであり、他人に見せるものではありません。 しかも、議事録に求められるのは言葉そのものではなく発言内容の正確性です。 したがって、効率化を図るため、自分だけがわかる記号や図形を使ってもよいでしょう。 聞き逃す心配がある場合は、ICレコーダーなどで録音すると安心です。 その場合は、念のため録音することの断りを入れておきます。 顧客など外部の参加者がいる場合はとくに注意が必要です。 出席者の発言内容が不明な場合や解釈が複数ある場合は、とくに事情がない限り、その場で確認しましょう。 その際、失礼にならないように、念のための確認であることをやんわりと告げます。 後回しにする場合は、忘れないようにチェックをつけておくなどの工夫が必要です。 会議終了後 メモを確認しながら議事録を完成させます。 後回しにすると記憶が薄れるため、メモした内容の解釈に迷ったり、間違ったりすることがあります。 一般的な手順は以下のとおりです。 1 メモをもとに内容をまとめる メモの清書ではなく、誰が読んでもわかるように読みやすくまとめることが重要です。 2 間違いがないか確認をとる 議事録の作成中に疑問点が生じた場合、出席していた上司や先輩などに確認を取ります。 また、ひととおり作成した段階で、内容に間違いがないか上司に確認を取りましょう。 3 議事録を関係者に共有する 完成した議事録は、すぐに関係者に共有します。 出席していない関係者に議事録を回す場合、すぐに作成し共有することで情報の鮮度を保つことができます。 早く、正確に、簡潔にまとめる 議事録を作成する際に念頭に置くべきは「早く、正確に、簡潔にまとめる」ことです。 早くても中身が伴っていないといけませんが、スピードは重要です。 遅くとも翌日には完成させましょう。 先に情報の鮮度について触れましたが、必要な情報が必要なタイミングで伝わっていることが重要です。 とくに理由もないのに仕上がりや共有が遅いと思われれば、能力を疑われてしまう可能性もあります。 簡潔にまとめるポイントのひとつが、会議で最も重要な「決定事項」を最初に記載することです。 その際、5W1Hに沿って会議の流れや決定までのプロセスを明確にすることが重要です。 持ち越し事項はその後に回します。 また、出席者の発言は話し言葉のままで書くのではなく、要点のみ記します。 冗長な文は読みづらいため、一文を短く、一つの内容につき200文字程度に抑えましょう。 さらに、適宜改行を行い、段落間を空けることも上質な議事録つくりのポイントです。 事前準備をしっかりとする 先にも述べたように事前準備は重要です。 会議の目的やテーマなど内容をしっかりと把握し、会議での使用が予測される専門用語や背景などを調べておくことで、議事進行のテンポに戸惑うことなく対応できます。 また、出席者への理解を深めておくことで、当日の会議の雰囲気や、誰が何について発言するのかをある程度まで想定できるでしょう。 このような準備をしたうえで要点重視のメモを取れば、議事録を迅速に仕上げられます。

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会議での議事録の取り方。メモが追い付かない場合の対処法3つ

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「神戸製鋼所」メールにまとめて時間短縮 会社をあげて会議の時間短縮や開催数削減に取り組む神戸製鋼所。 その議事録は一風変わっている。 「まず、参加者にメールで、時間割やゴールを記載した会議案内を送信。 会議が始まったらそのメールに直接、会議内容を打ち込みます。 そして会議終了後に再び参加者に送る。 それをもって議事録とします」(神戸製鋼所 機械事業部門 企画管理部 徳永優希さん) 50分の会議の間に要点をまとめ、誤字脱字をチェックしたら、会議終了後10分以内にメールを送る。 もちろん徳永さんも最初からこんな早業ができたわけではない。 「わからない略語の意味を考えているうちに話題が移って時間内にまとめきれなかったこともあります。 『すみません、あとで送らせてください』と言ったときは、みんなの視線が集中して恥ずかしかった」 いまではタイピングも上達。 「早いね」とよく驚かれている。 このフォーマットは社内で共有され、Outlookのクイックパーツ機能で簡単に呼び出せるそう。 【good!】赤字・青字の色分けが効果的 参加者に送った会議案内のメールに議事録を上書きしていくスタイルなので、そのままではわかりにくくなってしまいます。

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